Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint

Đôi khi, bạn muốn chèn dữ liệu trên bảng tính Excel vào PowerPoint. Có một số cách để thực hiện việc này, tùy thuộc vào việc bạn có muốn duy trì liên kết với file Excel gốc hay không. Chúng ta hãy xem.

Sự khác biệt giữa liên kết và chèn là gì?

Bạn sẽ có ba tùy chọn để chèn dữ liệu trong bảng tính vào PowerPoint. Đầu tiên là chỉ cần sao chép dữ liệu đó từ bảng tính và sau đó dán nó vào file PowerPoint. Cách này thực hiện đơn giản, nhưng tất cả các dữ liệu của file excel sẽ chuyển thành một bảng đơn giản trong PowerPoint. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng bảng cơ bản của PowerPoint trên đó, nhưng bạn không thể sử dụng bất kỳ tính năng nào của Excel sau khi chuyển đổi.

Việc dán đơn giản có vẻ hữu ích như hai tùy chọn khác của bạn là liên kết và chèn sẽ mạnh hơn nhiều và là những gì chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện trong bài viết này.

Cả hai đều khá giống nhau, đích đến cuối cùng là chèn một bảng excel thực sự vào trong file PowerPoint. Sau khi chèn xong nó sẽ trông giống như một trang tính Excel, và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác nó. Sự khác biệt có trong cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với file excel gốc.

  • Nếu bạn liên kết trang tính Excel trong PowerPoint,Hai file này sẽ duy trì kết nối. Nếu bạn cập nhật file Excel, các bản cập nhật đó sẽ tự động được cập nhật vào file PowerPoint.
  • Nếu bạn chèn trang tính Excel vào PowerPoint, việc bán ửa nội dung của file Excel gốc sẽ không ảnh hưởng đến bảng Excel được nhúng trên PowerPoint.

Một lợi thế của việc liên kết bảng tính Excel vào PowerPoint là dung lượng file PowerPoint không bị tăng quá cao, vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong PowerPoint.

Một bất lợi là bảng tính Execl cần phải ở trong cùng một vị trí với file PowerPoint. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó dựa vào liên kết đến file excel gốc, nó không hữu ích nếu bạn share tài liệu cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.

Mặt khác, việc chèn tài liệu sẽ làm tăng kích thước của file PowerPoint, bởi vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được chèn vào file PowerPoint. Tuy nhiên, có một số lợi thế khác biệt khi chèn. Ví dụ: nếu bạn chia sẻ tài liệu đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào bảng Excel gốc hoặc nếu tài liệu cần hiển thị bảng tính Excel tại một thời điểm cụ thể (thay vì cập nhật) thì việc chèn là giải pháp ổn định nhất.

Vì vậy, với những gì chúng ta vừa tìm hiểu phía trên, chúng ta hãy xem làm thế nào để liên kết và chèn một bảng tính Excel trong PowerPoint.

Cách liên kết hoặc chèn bảng tính Excel vào PowerPoint

Việc liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint thực sự là khá đơn giản, và quá trình thực hiện hoặc gần như giống hệt nhau. Cách làm này tương tự như việc chèn bảng Excel vào Word. Bắt đầu bằng cách mở cả trang tính Excel và file PowerPoint bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.

Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc chèn. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Sao chép các ô đó bằng cách nhấn CTRL + C trong Windows hoặc Command + C trong macOS. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô đã chọn nào và sau đó chọn tùy chọn “Copy” trên menu ngữ cảnh.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Bây giờ, hãy chuyển sang file PowerPoint của bạn và nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muốn tài liệu được liên kết hoặc chèn. Trên tab Home của Ribbon, bấm vào mũi tên xuống bên dưới nút “Paste”, rồi chọn lệnh “Paste Special” từ trình đơn thả xuống.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Paste Special. Và đây là nơi bạn sẽ tìm thấy chức năng duy nhất khác nhau trong các quy trình liên kết hoặc chèn file.

Nếu bạn muốn chèn bảng tính của mình, hãy chọn tùy chọn “Paste” ở bên trái. Nếu bạn muốn liên kết bảng tính của mình, hãy chọn tùy chọn “Paste link”.

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ phải chọn “Microsoft Excel Worksheet Object” trong hộp bên phải và sau đó nhấp vào nút “OK”.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Và bạn sẽ thấy bảng tính Excel của bạn (hoặc các ô bạn đã chọn) file PowerPoint của bạn.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Nếu bạn đã liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint, nhưng bạn có thể bấm đúp vào bất kỳ đâu trên đó để mở file excel ban đầu. Và mọi bản cập nhật bạn thực hiện cho bảng tính excel ban đầu đó sẽ được cập nhật trong tài liệu PowerPoint của bạn.

Nếu bạn đã chèn dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint. Bấm đúp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ PowerPoint, nhưng thanh Ribbon PowerPoint sẽ được thay thế bằng thanh Ribbon Excel và bạn có thể truy cập tất cả các chức năng của Excel.

, Cách liên kết hoặc chèn bảng Excel vào PowerPoint, TechNow

Và khi bạn muốn ngừng chỉnh sửa bảng tính và quay lại soạn thảo PowerPoint, chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài bảng tính.