Cách đánh số trang trong word

Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng để đánh số trang trong Word. Nếu bạn có một file Word đơn giản, nó hoạt động tốt. Nhưng nếu bạn đã từng làm việc với Word một thời gian và sử dụng nó để tạo ra các file Word phức tạp hơn, bạn biết việc đánh số trang trong word có thể có một chút lộn xộn. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn.

Cách đánh số trang trong word

Để thêm số trang vào file Word của bạn, hãy chuyển sang tab “Insert” trên thanh Ribbon và sau đó nhấp vào nút “Page Number” trong phần “Header & Footer”.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Trình đơn thả xuống hiển thị một số tùy chọn khác nhau cho nơi bạn muốn số trang xuất hiện như đầu trang, cuối trang,… Hai tùy chọn cuối cùng cho phép bạn định dạng số trang của mình chính xác hơn hoặc xóa số trang khỏi file Word của bạn.

, Cách đánh số trang trong word, TechNowDi chuột qua một trong bốn tùy chọn đầu tiên và thư viện số trang sẽ xuất hiện. Mỗi tùy chọn trong thư viện cung cấp cho bạn cài đặt chung về cách số trang sẽ hiển thị trên mỗi trang trong file word.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Khi bạn tìm thấy tùy chọn mình thích, hãy tiếp tục và nhấp vào tùy chọn đó để Word tự động đánh số tất cả các trang trong file Word của bạn theo kiểu đó. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn kiểu “Accent Bar” theo định dạng “Trang X”.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Nếu bạn chèn số trang ở đầu hoặc chân trang, phần đầu trang hoặc chân trang của file Word tự động mở ra và bạn có thể thực hiện bất kỳ bổ sung nào bạn thích xung quanh các số trang mới. Khi bạn đã sẵn sàng quay lại file Word của mình, bạn có thể nhấn vào nút “Close Header & Footer” trên thanh Ribbon hoặc nhấp đúp vào bất kỳ nơi nào trong file Word của bạn bên ngoài vùng đầu trang hoặc chân trang.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

 

Đó là cách đơn giản nhất của việc thêm số trang và nó hoạt động đủ tốt nếu bạn có một file Word đơn giản – một nơi bạn muốn tất cả các trang được đánh số, và bạn muốn chúng được đánh số bằng cách sử dụng cùng một quy ước.

Đối với một số file Word bạn cần thay đổi để phù hợp với cách thức trình bày văn bản. Ví dụ: nếu bạn không muốn số trang xuất hiện trên trang đầu tiên của file Word (hoặc trên trang đầu tiên của mỗi phần)? Hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn vị trí số trang khác nhau trên các trang lẻ và thậm chí, theo cách nó nằm trong một cuốn sách? Hoặc nếu bạn có các phần khác nhau mà bạn muốn được đánh số khác nhau – như phần giới thiệu hoặc mục lục nơi bạn muốn chữ số La Mã thay vì chữ số Ả Rập được sử dụng trong phần còn lại của file Word?

Vâng, Word có một cách để làm tất cả điều đó.

Cách đánh số trang không xuất hiện trên trang đầu tiên của file Word hoặc các phần

Khi trang đầu tiên của bạn là trang tiêu đề, bạn có thể muốn sử dụng chân trang hoặc đầu trang khác với các trang trong phần còn lại của file Word và có thể bạn không muốn số trang hiển thị trên trang đó. Khi bạn mở phần đầu trang hoặc chân trang bằng cách nhấp đúp vào một nơi nào đó trong các khu vực đó, Word sẽ mở tab “Design” mới trên thanh Ribbon phần này có tên  “Header & Footer Tools.”.

Trên tab đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn “Different First Page”.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Điều quan trọng cần biết ở đây là tùy chọn này áp dụng cho phần của file Word mà điểm chèn của bạn hiện đang được đặt. Nếu bạn chỉ có một phần trong file Word của mình, hãy chọn tùy chọn “Different First Page” làm cho đầu trang và chân trang hiện tại biến mất khỏi trang đầu tiên của file Word. Sau đó, bạn có thể nhập thông tin khác nhau cho đầu trang hoặc chân trang của bạn trên trang đầu tiên nếu bạn muốn.

Nếu bạn có nhiều phần trong file Word, bạn có thể thay đổi đầu trang và chân trang cho trang đầu tiên của mỗi phần. Giả sử bạn đang viết một cuốn sách với các chương khác nhau và các chương này sẽ có cách trình bày khác so với các trang còn lại. Nếu bạn không muốn đầu trang và chân trang thông thường (và số trang) hiển thị trên trang đầu tiên của mỗi phần, bạn chỉ có thể đặt điểm chèn của mình ở đâu đó trong phần đó và sau đó bật tùy chọn “Different First Page”.

Làm thế nào để số lẻ & thậm chí trang khác nhau

Bạn cũng có thể thiết lập đánh số trang để vị trí của các số trang khác nhau thậm chí trên các trang lẻ. Bạn sẽ thấy rằng hầu hết các cuốn sách đều có cách đánh số trang như thế này để số trang xuất hiện về phía bên trái ở các trang bên trái và về phía bên phải trên các trang bên phải. Điều này ngăn các số trang bị che khuất bởi phần gáy của sách và giúp chúng dễ nhìn thấy khi bạn lật qua các trang.

Word cũng có một tùy chọn cho điều đó. Trên cùng tab “Design” trong phần “Header & Footer Tools” của thanh Ribbon, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Different Odd & Even Pages”.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Word tự động định dạng số trang để hiển thị theo cách chúng sẽ xuất hiện trong một cuốn sách và sau đó bạn có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh thủ công nào bạn muốn.

Cách thêm số và định dạng khác nhau vào các phần khác nhau

Hầu hết các file Word sử dụng chữ số Ả Rập (1, 2, 3, vv) trong phần chính của file Word và một số sử dụng chữ số La Mã (i, ii, iii, v.v.) cho các phần khác nhau như mục lục, giới thiệu và bảng thuật ngữ . Bạn cũng có thể thiết lập file Word của mình theo cách này trong Word.

Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo các phần khác nhau trong file Word của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn bảng nội dung và phần giới thiệu được đánh số khác với phần chính của file Word, bạn cần phải tạo một phần khác ở phía trước để giữ các phần đó.

Để thực hiện việc này, hãy đặt điểm chèn vào đầu file Word (nếu bạn chưa tạo nội dung sơ bộ) hoặc đặt nó ngay trước trang đầu tiên của nội dung chính (nếu bạn đã tạo nội dung sơ bộ).

Chuyển sang tab “Layout” trên thanh Ribbon và nhấp vào nút “Breaks”.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Trong trình đơn thả xuống, nhấp vào tùy chọn “Next Page”. Như mô tả cho biết, điều này tạo ra một phần phá vỡ và bắt đầu phần mới trên trang tiếp theo.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Bây giờ bạn đã tạo phần riêng biệt, bạn có thể thay đổi định dạng của số trang ở đó. Điều đầu tiên bạn sẽ muốn làm là phá vỡ liên kết giữa phần sơ bộ mới của bạn và phần tiếp theo, nơi mà phần chính của file Word của bạn bắt đầu. Để làm điều đó, hãy mở vùng đầu trang hoặc chân trang trong phần chính của file Word. Trên tab “Design” trong phần “Header & Footer Tools” của thanh Ribbon, hãy nhấp vào tùy chọn “Link to Previous” để ngắt liên kết đến đầu trang và chân trang của phần trước đó.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Bây giờ bạn đã phá vỡ liên kết, bạn có thể sửa trang đánh số theo cách bạn muốn. Việc này phải mất vài bước.

Bắt đầu bằng cách mở phần đầu trang và chân trang của bất kỳ trang nào trong phần sơ bộ đó. Bạn sẽ thấy rằng việc đánh số trang vẫn tồn tại từ trước khi bạn tạo phần ngắt mới.

Nhấp chuột phải vào số trang và chọn lệnh “Format Page Numbers” từ trình đơn ngữ cảnh.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Trong cửa sổ Page Number Format, hãy chọn loại số bạn muốn sử dụng cho phần từ menu thả xuống “Number Format”. Ở đây, chúng tôi chọn chữ số La Mã chữ thường tiêu chuẩn. Nhấp vào “OK” khi bạn hoàn tất.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Và bạn có thể thấy rằng số trang của chúng tôi trong phần đó đã thay đổi thành chữ số La Mã.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Còn một bước nữa bạn sẽ cần phải thực hiện. Cuộn xuống trang đầu tiên trong phần tiếp theo của bạn (phần có phần chính của file Word của bạn). Bạn sẽ thấy rằng việc đánh số trang có thể không bắt đầu ở trang một. Đó là bởi vì nó duy trì cùng một số mà nó có trước khi bạn tạo phần bổ sung đó., Cách đánh số trang trong word, TechNow

Việc sửa này khá đơn giản. Nhấp chuột phải vào số trang và chọn lệnh “Format Page Numbers” từ trình đơn ngữ cảnh.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Trong cửa sổ Page Number Format, chọn tùy chọn “Start At” và sau đó đặt hộp ở bên phải để “1” để bắt đầu phần tắt trên trang một.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Kiểm soát số trang bằng cách sử dụng các trường

Tất cả các trang đã được đánh số, nhưng những con số này vẫn ẩn trừ khi bạn yêu cầu Word hiển thị chúng. Bằng cách chèn mã trường vào bất kỳ đâu trên trang, bạn có thể yêu cầu Word hiển thị số trang. Tùy chọn này cho phép bạn kiểm soát tốt các số trang. Nó cũng cho phép bạn đặt số ở bất cứ đâu bạn cần và không chỉ ở đầu trang, chân trang hay lề. Ví dụ, bạn có thể đặt chúng trong một hộp văn bản nếu bạn muốn.

Đặt điểm chèn của bạn nơi bạn muốn chèn số trang và sau đó nhấn Ctrl + F9 để chèn một cặp dấu ngoặc trường, trông giống như sau: {}. Sau đó, nhập “PAGE” vào trong các dấu ngoặc vuông như hình dưới:

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Bạn cũng có thể sử dụng một trong các mã bên dưới để cung cấp cho số của bạn giao diện bạn cần.

{ PAGE \* Arabic }
{ PAGE \* alphabetic }
{ PAGE \* ALPHABETIC }
{ PAGE \* roman }
{ PAGE \* ROMAN }

Để hoàn thành, nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào giữa các dấu ngoặc và chọn lệnh “Update Field” từ trình đơn ngữ cảnh.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Dưới đây là ví dụ về số trang mà chúng tôi đã chèn vào hộp văn bản ở dưới cùng bên phải của trang của chúng tôi.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Sửa số trang bị hỏng

Nếu số trang của bạn bị hỏng trong file Word có thể chúng xuất hiện không tuần tự hoặc sắp xếp ngẫu nhiên vẫn đề chủ yêu do các phần.

Để sửa số trang bị hỏng, hãy bắt đầu bằng cách xác định các phần trong file Word của bạn. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là chuyển sang menu “View” trên thanh Ribbon và sau đó nhấp vào nút “Draft” để vào chế độ xem nháp.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Trong chế độ xem nháp, Word hiển thị cho bạn chính xác vị trí xảy ra ngắt phần và loại phá vỡ nào.

, Cách đánh số trang trong word, TechNow

Khi bạn đã xác định vị trí của phần của bạn bị hỏng, hãy chuyển về chế độ xem Print Layout (để bạn có thể thấy đầu trang và chân trang dễ dàng hơn). Đây là nơi bạn sẽ cần phải bắt đầu làm một số công việc dò tìm.

Đảm bảo rằng các phần mà bạn muốn đánh số trang liên tục có đầu trang và chân trang được liên kết với nhau và các phần mà bạn không muốn đánh số liên tục có liên kết bị hỏng. Bạn cũng có thể sử dụng các phương pháp mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này để đảm bảo số trang của các phần bắt đầu ở đúng số

Tags: