Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word

Đôi khi, bạn muốn nhập dữ liệu trên bảng tính Excel vào file word của bạn. Có một số cách để thực hiện việc này, tùy thuộc vào việc bạn có muốn duy trì kết nối với file exel gốc hay không. Chúng ta hãy cùng xem cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word

Sự khác biệt giữa liên kết và chèn là gì?

Bạn có ba tùy chọn để để liên kết Excel với Word. Đầu tiên là chỉ cần sao chép dữ liệu đó từ bảng Excel và sau đó dán nó vào Word. Đối với hầu hết các mục, điều này chỉ hoạt động với dữ liệu thực sự đơn giản bởi vì dữ liệu đó chỉ trở thành một bảng (table) cơ bản hoặc tập hợp các cột trong Word (tùy thuộc vào cách bạn Paste dữ liệu).

Mặc dù đôi khi có thể hữu ích, hai tùy chọn khác của bạn là liên kết và chèn mạnh hơn nhiều và là những gì chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện trong bài viết này. Cả hai đều khá giống nhau sau khi liên kết hoặc chèn, dữ liệu sẽ trông giống như một bảng Excel, và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác với nó. Sự khác biệt có trong cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với bảng tính Excel gốc.

  • Nếu bạn liên kết bảng Excel vào Word, Cả hai file Word và Excel sẽ duy trì kết nối với nhau. Nếu bạn cập nhật tệp Excel, tất cả những thay đổi đó cũng sẽ được thực hiện trên Word
  • Nếu bạn chèn bảng Excel vào Word, sẽ không tồn tại kết nội giữa 2 file. Bạn cập nhật bảng Excel gốc những thay đổi đó sẽ không được thực hiện trên file Word

Dĩ nhiên, mỗi phương pháp đều có những lợi thế nhất định. Một lợi thế của việc liên kết bảng tính Excel vào Word là dung lượng file word không bị tăng quá cao, vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong Word.

Một bất lợi là bảng tính Execl cần phải ở trong cùng một vị trí với file word. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó dựa vào liên kết đến file excel gốc, nó không hữu ích nếu bạn share tài liệu cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.

Mặt khác, việc chèn tài liệu sẽ làm tăng kích thước của file Word, bởi vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được chèn vào file Word. Tuy nhiên, có một số lợi thế khác biệt khi chèn. Ví dụ: nếu bạn chia sẻ tài liệu đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào bảng Excel gốc hoặc nếu tài liệu cần hiển thị bảng tính Excel tại một thời điểm cụ thể (thay vì cập nhật) thì việc chèn là giải pháp ổn định nhất.

Tiếp theo chúng ta hãy xem làm thế nào để liên kết và chèn một bảng tính Excel vào Word. Hướng dẫn này áp dụng cho tất cả các phiên bản Word/ Excel 2007, 2010, 2013, 2016

Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word

Việc liên kết hoặc chèn bảng Excel vào Word thực sự là khá đơn giản, và quá trình thực hiện hoặc gần như giống hệt nhau. Bắt đầu bằng cách mở cả trang tính Excel và file Word bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.

Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc chèn. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Sao chép các ô đó bằng cách nhấn CTRL + C trong Windows hoặc Command + C trong macOS. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô đã chọn nào và sau đó chọn tùy chọn “Copy” trên menu ngữ cảnh.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Bây giờ, hãy chuyển sang file Word của bạn và nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muốn tài liệu được liên kết hoặc chèn. Trên tab Home của Ribbon, bấm vào mũi tên xuống bên dưới nút “Paste”, rồi chọn lệnh “Paste Special” từ trình đơn thả xuống.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Paste Special. Và đây là nơi bạn sẽ tìm thấy chức năng duy nhất khác nhau trong các quy trình liên kết hoặc chèn file.

Nếu bạn muốn chèn bảng tính của mình, hãy chọn tùy chọn “Paste” ở bên trái. Nếu bạn muốn liên kết bảng tính của mình, hãy chọn tùy chọn “Paste link”.

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ phải chọn “Microsoft Excel Worksheet Object” trong hộp bên phải và sau đó nhấp vào nút “OK”.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Và bạn sẽ thấy bảng tính Excel của bạn (hoặc các ô bạn đã chọn) file Word của bạn.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Nếu bạn đã liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong Word, nhưng bạn có thể bấm đúp vào bất kỳ đâu trên đó để mở file excel ban đầu. Và mọi bản cập nhật bạn thực hiện cho bảng tính excel  ban đầu đó sẽ được cập nhật trong tài liệu Word của bạn.

Nếu bạn đã chèn dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong Word. Bấm đúp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ Word, nhưng thanh Ribbon Word sẽ được thay thế bằng thanh Ribbon Excel và bạn có thể truy cập tất cả các chức năng của Excel.

, Cách liên kết hoặc chèn Excel vào Word, TechNow

Và khi bạn muốn ngừng chỉnh sửa bảng tính và quay lại soạn thảo Word, chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài bảng tính.